Werk jij sinds kort met Slack? Dit zijn de etiquetteregels

Nu we zoveel mogelijk vanuit huis moeten werken, zijn bedrijven plotseling genoodzaakt om alleen nog maar digitaal te communiceren.

Dat is goed nieuws voor Slack, het zakelijke communicatieplatform dat sinds 2013 de werkvloer verovert. 

“We hebben een enorme stroom aan vragen gekregen van nieuwe gebruikers en bestaande gebruikers”, aldus topman Stewart Butterfield van het Amerikaanse bedrijf.

Meer dan 12 miljoen mensen wereldwijd versturen dagelijks berichten via Slack. De basisversie is gratis te gebruiken. 

Maar het is misschien minder goed nieuws voor jou. Want al dat gebruik van Slack kan ook voor behoorlijk wat frustratie zorgen. Zit je net lekker te werken, plaatst een collega opeens een foto van z'n lunch in het algemene kanaal. Daar gaat je focus, en dat allemaal dankzij een broodje gerookte makreelfilet.

En denk jij leuk te reageren op een wat oudere collega door een gifje te gebruiken, snapt die collega er niets van. Awkward.

Dat gebruik van Slack kan een stuk soepeler als je je aan de etiquette houdt. Die hebben we hieronder op basis van een artikel van Slack op een rij gezet, om jou en je team op weg te helpen.

Spreek af waar je Slack voor gebruikt

Ten eerste is het handig om met z'n allen te bespreken waar je Slack voor gebruikt. Als je verschillende Slack-kanalen hebt, is het goed om met elkaar af te spreken wat je in welk kanaal zet.

Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om een kanaal te maken waarin mededelingen worden gedaan die mensen snel moeten lezen, en waarbij het dus handig is als mensen de notificaties aan houden.

En je kunt, zoals wij bij Business Insider, een #random-kanaal maken waarin het wel oké is om foto's van je lunch te zetten. Zeker in deze periode is het fijn om met je collega's ook over iets anders dan werk te kunnen praten.

Behandel Slack niet als e-mail

Bij e-mail is het oké als je pas na een paar uur antwoordt op een mailtje. Bij Slack kan dat, tenzij je hebt afgesproken dat er niet direct reacties nodig zijn, frustrerend zijn. Slack bestaat omdat e-mail tekortkomingen heeft. Veel mensen hebben niet continu hun mail open, dus kan een antwoord soms uren duren.

Lukt het je niet om op Slack direct te reageren? Laat je collega dan weten dat je het bericht hebt gezien en dat je er later op de dag uitgebreider naar kijkt.

Beperk het gebruik van DM's

Er zijn twee goede redenen om het gebruik van DM's te beperken. De eerste: vaak is de informatie die je in een DM stuurt ook nuttig voor je andere collega's. Als jij een vraag over iets hebt, loopt een collega over een paar uur misschien wel tegen hetzelfde probleem aan. Door de vraag dan in het algemene kanaal te stellen, voorkom je dat een vraag meerdere keren aan dezelfde persoon wordt gesteld.

Daarnaast: mensen krijgen een notificatie als je een privébericht stuurt. En daarvan krijgen we de hele dag door al genoeg. Minder meldingen is voor iedereen fijn.

Stuur lange berichten, in plaats van veel korte

Hoi!

Hoe gaat het?

Even een korte vraag...

Het is irritant om een collega losse berichten te sturen, want dan krijgt hij of zij elke keer een notificatie. Het komt weleens voor dat ik een minuut moet wachten voordat ik in de rechterbovenhoek van mijn scherm iets weg kan klikken, omdat er non-stop meldingen binnenkomen.

Probeer daarom om op Slack wat meer informatie in één bericht te stoppen dan je bijvoorbeeld op WhatsApp zou doen. Zo leid je je collega's minder lang af van hun werk.

Maak je berichten makkelijk leesbaar

Als je je aan het advies hierboven houdt, worden je berichten langer en daardoor moeilijker te lezen. Probeer daarom je berichten makkelijker leesbaar te maken door belangrijke gedeeltes tekst cursief of dikgedrukt te maken, of door:

• Bulletpoints te gebruiken
• Emoji te gebruiken om je punt te illustreren 👍

Gebruik threads

Reageer je op een vraag van je collega in een kanaal met veel anderen? Als het antwoord of de discussie niet voor iedereen maar slechts voor een deel van de groep relevant is, kun je de threads-functie van Slack gebruiken.

Door rechtsboven het bericht op het tekstwolkje te klikken, begin je zo'n thread. De rest van het kanaal krijgt dan geen notificaties meer van je bericht en het kanaal stroomt niet meer vol met ongelezen berichten. Nog een voordeel: het gesprek blijft redelijk georganiseerd.

Kort antwoord? Gebruik een emoji

Een andere manier om het kanaal iets rustiger te houden, is door met een emoji op een bericht te antwoorden.

Stel: een collega vraagt je of je even snel iets kunt doen. Dan kun je natuurlijk antwoorden met 'ja', maar je kunt ook met een 👍-emoji op het bericht reageren door rechtsboven op het bericht te klikken bij 'Add reaction'. Dat scheelt weer een bericht in het kanaal.

Geen idee wanneer je welke emoji moet gebruiken? Dat staat in dit overzicht van Slack zelf:

Gebruik de do not disturb-functie

Tot slot: werk en privé lopen al genoeg in elkaar over, laten we dat in het geval van Slack proberen te beperken. En dat kan gemakkelijk met de do not disturb-functie.

Daarmee kun je ervoor zorgen dat je buiten werktijd geen notificaties krijgt als mensen je een bericht sturen. Andere gebruikers van Slack zien dat jij de do not disturb-functie aan hebt staan, en kunnen er in dringende gevallen voor kiezen om je toch wel een notificatie te sturen.

Hoe de functie precies werkt, lees je hier.

Lees meer over Slack en productiviteit:

• 14 tips om meer te halen uit Slack, de zakelijke chat-app die nu populair is door het coronavirus
• Thuiswerken door corona? Met deze 3 gouden regels haal je het meeste uit je werkdag
• 10 trucs die extreem drukke mensen gebruiken om productief te blijven
• ‘Grip’ is een bestseller over slimmer werken – ik probeerde het uit
• 5 tips voor notoire sloddervossen om beter georganiseerd te raken
• Ben jij vatbaar voor een terugval na je burn-out? Zo voorkom je het